Engage を使用してバーチャルイベントをホストする

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イベントオーガナイザーは Engage を使用して仮想イベントをホストできます。これによりイベントオーガナイザーは、対面イベントと同じように仮想イベントを計画およびスケジュールでき、出席者はHCP Attendee アプリを使用して会議に参加できます。

特記事項

• バーチャルイベントユーザは Engage ユーザグループとして追加されます
• 被験者はサポート HCP アプリやウェブクライアントを使って参加できます
• この機能はEvents Management の Lightningでサポートされています
• CRM Desktop (Mac) では、バーチャルイベントはサポートされていません

前提条件

• Events Management
• Engage – イベントオーガナイザーを会議ホストとして設定する
• Approved Email で Engage 案内メールを送信する
• Engage 被験者のトラッキング

バーチャルイベントの設定

バーチャルイベントを設定するには:

1. 管理者に以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   EM_Event_vod	CRUD	–	Assigned_Host_vod Engage_Webinar_vod Status_vod Webinar_Status_vod Webinar_Error_Message_vod Webinar_Error_DateTime_vod	編集
   EM_Event_Speaker_vod	CRUD	–	Webinar_Panelist_URL_vod Webinar_Panelist_ID_vod First_Name_vod Last_Name_vod Speaker_Name_vod Engage_Provisioning_Status_vod	編集
   			Speaker_Formatted_Name_vod	読取り
   EM_Speaker_vod	CRUD	–	First_Name_vod Last_Name_vod 名前	編集
   			Speaker_Formatted_Name_vod	参照
   EM_Attendee_vod	CRUD	–	Webinar_Participant_URL_vod Webinar_Participant_ID_vod Engage_Provisioning_Status_vod	編集
   Remote_Meeting_vod	CRUD	Event_vod	Assigned_Host_vod Description_vod Latest_Meeting_Start_Datetime_vod Meeting_Id_vod Meeting_Name_vod Meeting_Outcome_Status_vod Meeting_Password_vod 名前 Scheduled_DateTime_vod Scheduled_vod VExternal_Id_vod	編集
   Remote_Meeting_Attendee_vod	CRUD	Event_vod	EM_Attendee_vod EM_Event_Speaker_vod	編集
   ユーザ	CRUD	–	Remote_Meeting_Host_Id_vod Remote_Meeting_Host_Token_vod	編集

2. エンドユーザに以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   EM_Event_vod	該当なし	該当なし	Assigned_Host_vod Engage_Webinar_vod Status_vod Webinar_Status_vod Webinar_Error_Message_vod Webinar_Error_DateTime_vod	編集
   EM_Event_Speaker_vod	該当なし	該当なし	Webinar_Panelist_URL_vod Webinar_Panelist_ID_vod First_Name_vod Last_Name_vod Speaker_Name_vod	編集
   			Speaker_Formatted_Name_vod	読取り
   EM_Speaker_vod	該当なし	該当なし	First_Name_vod Last_Name_vod 名前	編集
   			Speaker_Formatted_Name_vod	参照
   EM_Attendee_vod	－	該当なし	Webinar_Participant_URL_vod Webinar_Participant_ID_vod	編集
   Remote_Meeting_vod	該当なし	Event_vod	Assigned_Host_vod Description_vod Latest_Meeting_Start_Datetime_vod Meeting_Id_vod Meeting_Name_vod Meeting_Outcome_Status_vod Meeting_Password_vod 名前 Scheduled_DateTime_vod Scheduled_vod VExternal_Id_vod	編集
   Remote_Meeting_Attendee_vod	該当なし	該当なし	EM_Attendee_vod EM_Event_Speaker_vod	編集
   ユーザ	－	該当なし	Remote_Meeting_Host_Id_vod Remote_Meeting_Host_Token_vod	参照

3. すべての適切なイベントオーガナイザーが Engage を使用する資格があり、すべての適切なグループ会議権限を有していることを確認します。
4. EM_Event_vod オブジェクトにある Webinar_Status_vod 選択リストのすべての値を有効化します。
5. 適切な EM_Event_vod オブジェクトページレイアウトに Webinar_Status_vod フィールドを参照専用として追加します。
6. 適切な EM_Page_Layout_vod レコードに Schedule_Engage_vod ボタンを追加します。
7. 適切な EM_Page_Layout_vod レコードに Start_Webinar_vod ボタンを追加します。

バーチャルイベントのスケジューリング

イベントをバーチャル会議に指定するには、適切なイベントに進み、Schedule_Engage_vod ボタンを選択します。このボタンは、以下の要件を満たした場合に選択可能になります。

• 現在のユーザが Engage のライセンスを持っている
• イベントの Assigned_Host_vod フィールドが空白
• イベントの Webinar_Status_vod フィールドが Off_vod、Failed_vod、または空白

Engage のスケジュールを選択してから、既存のすべてのイベント講演者およびイベント被験者に被験者用 URL が生成されます。また、Webinar_Status_vod フィールドが On_vod に更新され、レコードタイプ Event_vod を使って対応する Remote_Meeting_vod レコードを作成します。

被験者および講演者のバーチャルイベントへの招待

Approved Email による Engage への招待機能を使って、イベントオーガナイザーは送信ボタンを選択して、Approved Email テンプレートを被験者および講演者に送信できます。

Approved Email テンプレートを使用するには:

1. Events Management で Approved Email を使用する機能が有効化されていることを確認します。

2. すべてユーザに以下の追加権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   Approved_Document_vod	RU	Remote_Meeting_vod	該当なし	該当なし
   Sent_Email_vod	RU	Remote_Meeting_vod	Related_Transaction_ID_vod	編集

講演者および被験者固有テンプレートの作成

バーチャルイベントへの招待状として送信する Approved Email テンプレートは特定の講演者または被験者向けに作成することができるため、テンプレートを設計する際の柔軟性が高くなります。

メールテンプレートには、Vault の Events Management 招待テンプレートのタイプが必要です。

1. 講演者または被験者にオーディエンスフィールドを設定します。空白のままである場合、テンプレートはすべてのオーディエンスタイプに使用可能となります。

   被験者に送信したテンプレートには {{EM_Attendee_vod__c.Webinar_Participant_URL_vod__c}} トークンが含まれます。講演者に送信したテンプレートには {{EM_Event_Speaker_vod__c.Webinar_Panelist_URL_vod__c}} トークンが含まれます。

2. Events Management プロパティセクションを使用して、希望するイベントタイプとイベントトピックに Approved Email テンプレートを割り当てます。

バーチャルイベントのホスティング

Engage を経由してバーチャルイベントを開始するには、イベントに進み、Start_Webinar_vod ボタン、Engage の開始を開始します。

バーチャルイベント中に、ホストは以下のアクションを実行することができます:

• 音声の消音/消音解除 – ホストが音声に接続していない場合、[音声に参加する] ボタンが表示されます。ホストはこのボタンを使用して、バーチャルイベント音声に接続する方法を選ぶことができます。
• 動画の開始/停止
• コンテンツの共有 – 共有できるコンテンツのタイプはプラットフォームごとに異なります:
• iPad
• 画面
• ブックマーク
• 写真
• ブラウザ
• デスクトップ

• セキュリティ – このボタンはイベントがブラウザプラットフォームでホストされる場合にのみ表示され、以下のアクションを実行することができます。

  オプションは、iPad上で「その他」のメニューを選択することで利用することができます。

• 会議のロック – 進行中イベントに被験者を追加できないようにします
• 待合室の有効化 – 詳細は待合室のセクションをご覧ください
• 被験者に画面の共有を許可する
• チャットを許可する
• 被験者に自分の名前の変更を許可する
• 被験者 – 各被験者のビデオおよび音声のステータスを表示します。さらに、被験者が [挙手] ボタンを選択した場合、挙手アイコンが名前の隣に表示されます。このリストから、ホストは以下のアクションを実行することができます:
• 被験者の消音/消音解除
• イベントから削除
• 動画の開始/停止の確認
• チャット – チャットが無効になっている場合は表示されません
• すべての被験者の消音/消音解除
• 会議の終了 – メッセージ「全被験者に対して会議を終了しますか？」が表示されます

被験者としてバーチャルイベントに参加する

バーチャルイベントの被験者はサポートされる HCP アプリを使用すれば参加することができます。

待合室の使用

待合室は、オーガナイザーの準備ができる前に被験者または講演者が会議に入室しないようにすることができる機能です。

被験者または講演者がイベントに参加すると、ホストにメッセージが表示されます。

被験者を会議に誘導するには:

1. 被験者ボタンを選択します。
2. 適切な被験者を選択します。
3. 承認を選択します。

オプションとして、ホストはすべて承認を選択して、すべての待機中の被験者を承認することができます。

待合室は自動的にすべての会議に有効化されます。イベントオーガナイザーは、セキュリティを選択して、待合室の有効化の選択を解除すると、待合室を無効化できます。

iPad プラットフォームでは、待合室の有効化は会議コントロールメニューのその他メニューにあります。